Referans Kontrolü Nedir, Ne Değildir?

Masanın ne tarafında olduğunuzun bir önemi bulunmamakla beraber kurumsalda çalışmış herkesin karşısına en az bir kere çıkmıştır referans kontrolü.

Etimolojik köken olarak kaynak gösterme, atıfta bulunma anlamına gelen referans kelimesinin anlamı, günümüzdeki kullanımı düşüldüğünde –TDKya da göre- tavsiye anlamına daha yakın duruyor.

Ben bir İK çalışanı olarak referans kontrolünün önemine inanırım; uygularım, uygulanmasını sağlarım. “İşe alınacak kişinin iş hayatının röntgenini çekmek için yapılan görüşmeler.” diye özetlerim bu süreci.

Aşamaları:

  1. Onay Al: KVKK’na göre onay, referans kontrolünün en önemli aşaması. Mümkünse yazılı ama en kötü sözlü onay almak gerekiyor. Onay almada da sadece iş başvuru formunda belirtilen değil ihtiyaç durumunda ek referanslara da başvurulabileceğini bildirmek iyi olabilir. Kişinin aktif çalıştığı yer en hassas nokta. Aday onay vermeden kesinlikle aranmamalı.
  2. Görüşülecekleri Belirle: Röntgen çekmekten bahsediyorsak geniş bir açı ile bakmamız doğru teşhis için önemli. Bu nedenle ben, yazılanlar dışındaki “Back Door” referanslarla da görüşülmesi taraftarıyım. Daha önce çalıştığı yerlerin İK birimleri, üstleri ve mümkünse astları ile görüşme yapılmalı. Sosyal çevre/okul referanslarına pek güvenmem. Unvanın önemine ve kişinin daha önce çalıştığı yerlerin sayısına göre 3 ya da 5 referans görüşmesi organize edilebilir.
  3. Oluştur: İşe alım yapılacak tüm pozisyonların ihtiyaç duyduğu yetkinlik setleri birbirinden farklı. Buna uygun soru kalıplarını oluşturmak da İK çalışanının görevidir. O unvanın olmazsa olmazı nedir bunu belirleyerek soruları hazırlamak etkin bir görüşmenin temelidir.
  4. Tanıt: Görüşmeler başladığında nereden arandığının, kimin için arandığının, hangi pozisyon için görüşme yapıldığının bilgisini vererek görüşmeciyi rahatlatmak önemli. Ufak bir not, görüşülen kişiye görüşmelerinin gizlilik ilkesi gereğince adayla paylaşılmayacağını söylemek karşı tarafın daha şeffaf konuşmasını sağlayabilir.
  5. Sor ve Derinleştir: Her görüşme kendine özgüdür. Eğer adayı tanımak için ipucu yakalanırsa muhakkak üstüne gitmek gerekir. Bunu yaparken amacı aşan konulara girilmemelidir.
  6. Özetle: Görüşmelerde birçok bilgi verilmiştir muhakkak. Gereksiz detayları ayıklayıp gerçekten işe yarayanlar referans formuna yazılmalıdır.

Çoğunlukla telefonla yapılan referans kontrolü, aranan kişinin zamanını almamak ve doğru noktalara eğilebilmek için olabildiğince kısa ve amaca yönelik olmalıdır.

Örnek sorular:

  1. Adayla ne kadar zaman birlikte çalıştınız?
  2. Adayın şirketten ayrılma nedeni neydi?
  3. Beraber çalıştığınız süre içerisinde adayın ne gibi sorumlulukları vardı? Kendisine verilen görevleri yerine getiriyor muydu?
  4. Çalışma arkadaşlarıyla ve yöneticileriyle arası nasıldı?
  5. Adayın genel performansını değerlendirdiğinizde performansına 10 üzerinden kaç puan verirdiniz? Neden?
  6. Adayın hangi özelliklerini başarılı görüyordunuz?
  7. Adayla tekrar çalışmak ister miydiniz, nedenleri belirtir misiniz?
  8. Görüştüklerimiz haricinde özellikle bertilmek istediğiniz bir husus var mıdır?

Asıl iş burada başlıyor: Referans kontrolünü de hesaba katarak karar verme. Aranan kişiler kişisel görüşlerini yansıtmış, iyi/kötü yanlı bilgi vermiş, neredeyse hiç bilgi vermemiş olabilir. Bir kişi bundan 5 sene önce çalıştığı yerde gösterdiği performanstan daha fazlasıdır elbette. Bu nedenle işe alım kararını verirken referansı tek dayanak gibi görmek yerine bütüncül olarak ele almak daha iyi sonuçlar verebilir.

PS: Keşke özel ilişkilerimizde de referans kontrolü yapabilsek. 🙂