Zaman Yönetilebilir Mi?

“Hayat, siz planlar yaparken başınıza gelenlerdir.” demiş John Lennon. Bilgece bir söz. Ne ilginç ki her şey yoluna girdiğini sandığınız anda tepetaklak olabiliyor hayat. İş hayatımda geçtiğimiz aylarda -tavlada elimde kırık pulla kalmış gibi- bir süreç yaşadım. Yedeğin yedeği olmadığı için bir anda İK bölümünde yapayalnız kaldım. Hal böyle olunca tüm işler benim omzuma bindi. Sızlanmak sadece zamanı ve imkânı olanlar için mümkünmüş.

 

Zaman yönetimi her zaman büyük önem taşır. Ancak zamanın minimum, bekleyen işlerin maksimumda olduğu dönemlerde önemi daha da artıyor. O dönemi atlatmış biri olarak oturduğum yerden ahkâm kesme noktasına geldim. Bakalım bu süreçte neler yapmışım, neler öğrenmişim:

 

  1. Fark ettir. İlk yaptığım şey, işimi yapmamda bilgi ve belge akışında direkt etkisi olan kişilerle durumu açık yüreklilikle paylaştım. Bu süreçte onlardan beklediğim davranışları ilettim. Destek istedim. Bir tweetimde de dediğim gibi. “Samimiyet her zaman kazanır.” 

 

  1. Takvim kullan. Kime ait olduğunu bilmediğim “Akıllılar not alır, aptallar aklında tutar.” sözü benim hayat mottolarımdan biri. Hatta hala eski tip ajanda kullanımına ve takvim işaretlemeye de devam eden biriyim. Benim gibi old-fashion biri değilseniz kullanabileceğiniz değişik uygulamalar da var. 

 

  1. Plan yap. Gece yatmadan ya da sabah ilk iş, günlük planlarımı yaptım. Pazar akşamı önümdeki haftanın temel görevlerini belirledim. Yapılacaklar listesi yeterli değil, önceliklere göre listemi hazırladım ve sabah ilk iş önem sırasına göre çalışmaya başladım.

 

  1. Azalt. Önemsiz, sonuca ulaşmayan görevleri sildim, az önemlileri departman dışından da olsa kişilere delege ettim. Az zaman isteyen işleri bekletmedim. Hemen yapıp, kurtuldum. Hayır demeyi öğrendim.

 

  1. Kontrol et. Görevlere başlangıç ve bitiş zamanı atadım. Aralarda zaman kontrolü yaparak uyup uymadığıma dikkat ettim. Erken bitirdiğim görevler için kendi performansımı kutladım.

 

  1. Enerjini verimli kullan. Çoklu görevden (multitask) olabildiğince kaçındım. Dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırdım. Zorunlu olmayan toplantıları iptal ettim. Telefonuma çaldığı anda cevap vermek zorunda olmadığımı anladım. Bekleme zamanlarını (bekleme salonları, ulaşımda harcanan süreleri) bu işler için değerlendirdim.

 

  1. Motive ol. Mükemmel için çabaladım ama küçük detaylara takılmadım. İlhamın gelmesini beklemedim, yaptım. Bazı şeyleri sonradan düzeltebileceğimin farkına vardım. Sadece yapılacaklar listesi yapmadım, ona yapılanlar listesi de ekledim. Bu beni motive etti. Neler başarabileceğimi gördüm. Molalarla kendimi ödüllendirdim. Ertesi gün için iyi dinlendim.

 

Bunları yaparak ne elde ettim?

Bir gün dahi mesai yapmadım. Yönetmek zaman baskısını ortadan kaldırıyormuş, öğrendim. Yaptığım işlerin kalitesi arttı. Düzen daha fazla zamanımın kalmasını sağladı. Hala çevik olduğumu anladım. Öz-saygım güçlendi.

 

Shakespeare ile bitirelim: “I wasted time, and now doth time waste me.”